Det här händer vid en kontroll
Här hittar du information om hur det går till att få en kontroll enligt timmerförordningen.
Före kontrollen
Kontrollanterna tar kontakt med dig ungefär tre veckor före kontrollen. Ni kommer överens om datum, tid och om kontrollen ska ske på ditt företag eller digitalt. Därefter får du en avisering via mejl, där tid för kontrollen bekräftas. Är du importör innehåller aviseringen även ett eller flera stickprov som kommer att granskas vid kontrollen. Stickproven består av produkter från utvalda leveranser.
Hos dig som är handlare görs en enklare kontroll. Du ska då kunna redovisa vem du har handlat av och vem du har sålt produkterna till, om du inte har sålt direkt till konsumenter. En sådan kontroll kan också göras digitalt.
Under kontrollen
Kontrollanterna börjar med att kort informera om timmerförordningen och hur kontrollen går till. Därefter presenterar du verksamheten och hur du arbetar med timmerförordningen. Du ska beskriva hur ert system för tillbörlig aktsamhet ser ut.
Med hjälp av stickproven gås varje del i systemet igenom. Kontrollanterna vill se följande hos dig som importör.
- Skriftliga rutiner för arbetet med timmerförordningen samt ansvars- och arbetsfördelning
- Hur riskbedömning, plan för riskreducering och riskreducerande åtgärder dokumenteras
- Grunduppgifter för stickproven, till exempel avverkningsland och trädart
- Dokument som styrker laglig avverkning för stickproven
- Riskbedömning för stickproven
Kontrollanterna kan också be att få prover av de produkter som är uttagna som stickprov för att analysera om trädarterna i produkterna stämmer överens med de trädarter som du uppger att produkten innehåller. Analysen är kostnadsfri. Om prover kommer att tas framgår det av aviseringen.
Kontrollen tar ungefär två timmar.
Efter kontrollen
Efter kontrollen behöver du skicka all dokumentation som har gåtts igenom under kontrollen till kontrollanterna, om du inte redan lämnat informationen under kontrollen. Det finns sekretessregler som säkerställer att ingen känslig information lämnas ut.
Skriftlig rapport
Inom en till två veckor efter besöket skickas en skriftlig rapport till dig. Där beskriver kontrollanten besöket och lämnar synpunkter på ditt system för tillbörlig aktsamhet. Du har ungefär tre veckor på dig att ha synpunkter på rapporten eller komplettera med information som visar att ditt system lever upp till kraven på tillbörlig aktsamhet.
Begäran om komplettering
Är det mindre justeringar som behöver göras i ditt system för tillbörlig aktsamhet har du två till tre veckor på dig att åtgärda dessa och skicka in dokumentation som visar vad som har gjorts.
Kommunikation
Skulle det visa sig att det finns brister i ditt system för tillbörlig aktsamhet efter det att tiden har gått ut för att besvara uppgifterna i den skriftliga rapporten, eller lämna kompletterande uppgifter, får du en så kallad kommunikation. Det innebär att du får cirka tre veckor på dig att komplettera eller att förbereda dig för ett vitesföreläggande.
Föreläggande med vite
Vitesbeloppet bestäms utifrån ditt företags omsättning. Du har cirka tre månader på dig att åtgärda bristerna och skicka in dokumentation som visar vad som har gjorts för att uppfylla kraven i timmerförordningen. Om du därefter fortfarande inte har ett komplett system för tillbörlig aktsamhet ansöker Skogsstyrelsen om utdömande av vitet hos Förvaltningsrätten i Jönköping.
Förbud
Om du fortfarande efter föreläggandet inte har åtgärdat bristerna kan Skogsstyrelsen besluta om att förbjuda dig att importera produkter som omfattas av timmerförordningen.
Kontrollmeddelande
När du får ett kontrollmeddelande från Skogsstyrelsen innebär det att vi inte har fler synpunkter och avslutar ärendet.