Förklaring om tillbörlig aktsamhet i Traces
Som verksamhetsutövare eller stor handlare kan du behöva lämna in en förklaring om tillbörlig aktsamhet (fota) innan du importerar, exporterar eller tillhandahåller en produkt på marknaden.
Förklaringen lämnas in i EU:s informationssystem Traces. Detta kan du antingen göra direkt i systemet eller genom att använda det API som EU-kommissionen tillhandahåller.
Du behöver registrera ditt företag en gång i systemet. Då anger du namn, adress och kontaktuppgifter till företaget. Är du importör eller exportör behöver du också ange företagets Eori-nummer.
Genom förklaringen intygar du att tillbörlig aktsamhet har visats och att ingen eller endast en försumbar risk har konstaterats för att produkterna inte är avskogningsfria och inte har producerats i enlighet med relevant lagstiftning i produktionslandet.
Förklaringen ska innehålla följande uppgifter:
- HS-nummer
- Produktens handelsnamn
- Produktens vetenskapliga namn (gäller träprodukter)
- Kvantitet (vikt, volym eller antal enheter)
- Produktionsland
- Geolokalisering som visar var råvarorna har producerats
En förklaring om tillbörlig aktsamhet (fota) blir normalt sett giltig inom 24 timmar efter att du har lämnat in den i systemet. Om fotan omfattas av ett riskkriterium som finns inlagt i systemet (Traces), till exempel land eller varukod, så flaggas fotan. Det kan då dröja upp till 24 timmar innan fotan blir giltig.
Vem behöver lämna in en förklaring om tillbörlig aktsamhet?
- Alla som importerar produkter som omfattas av förordningen från länder utanför EU
- Stora företag som exporterar produkter som omfattas av förordningen från länder utanför EU
- Stora företag som producerar produkter som omfattas av förordningen
- Stora företag som säljer produkter som omfattas av förordningen
- Alla som säljer nötkreatur i första led
- Alla skogsägare som själva avverkar och säljer virket
- Alla köpare av stående skog som ska avverkas
Begränsningar för fota
Det finns några begränsningar av vad en förklaring om tillbörlig aktsamhet (fota) maximalt kan omfatta.
Maximalt antal referensnummer från tidigare inlämnade fotor som man kan hänvisa till: 2000 (dessa kan importeras via en CVS-fil).
Maximalt antal:
- rader med produkter: 100
- vetenskapliga namn: 500
- rader för produktionsplatser per produkt: 1 000 (en rad kan innehålla flera geolokaliseringar)
- rader för produktionsplatser per fota: 10 000, samt
- maximal datamängd per fota: 25 Mb
Ett företag som lämnar in en fota kan välja om den vill visa eller dölja geolokaliseringen för företag som finns längre ner i leveranskedjan. Om geolokaliseringen döljs innebär det att även information om producenter döljs. Det enda som syns är produktionslandet.
Referensnummer och verifikationsnummer
När du har lämnat in en fota och den hamnar i status tillgänglig (available) får du tillbaka ett referensnummer och ett verifikationsnummer från Traces. Du har också möjlighet att skapa ett internt referensnummer som du kan använda i dina egna system. Referensnumret från Traces behöver du ange på tulldeklarationen vid import och export. Tullverket kommer validera att referensnumret finns på tulldeklarationen.
Referensnumret ska följa med den relevanta produkten genom leveranskedjan, men för att en nedströms aktör ska kunna få ta del av information i en befintlig förklaring och kunna referera till den i EU:s informationssystem behövs både referensnummer och verifikationsnummer.
Varukoder och handelsnamn
De varukoder och handelsnamn som är lämpliga att använda för företag som avverkar skog är 4403 och 4401 samt rundvirke och bränsleråvaror.
Instruktionsfilmer om Traces och utbildning
EU-kommissionen har publicerat filmer om systemet och tagit fram en användarmanual. Den första filmen visar hur du söker upp en tidigare inlämnad förklaring om tillbörlig aktsamhet (fota) och kopierar den. Den andra filmen visar hur du registrerar en ny fota. Det finns också möjlighet att anmäla sig till utbildningstillfällen.
Instruktionsfilmer och manual om Traces (green-business.ec.europa.eu
Traces öppnar i november
I november öppnar systemet för registrering och i december kan förklaringar om tillbörlig aktsamhet (fotor) börja lämnas in.
API för verksamhetsutövare
EU-kommissionen har tagit fram ett API för att verksamhetsutövare ska kunna föra över information från sina befintliga IT-system till kommissionens informationssystem och ta emot information från informationssystemet. Den tekniska specifikationen för API:et finns på EU-kommissionens webbplats. Där finns också information om hur du kan testa API:et.
Informationssystem - Europeiska kommissionen (green-business.ec.europa.eu)
Testa att skicka in GeoJSON-filer
Från och med den 26 augusti kan du även testa att skicka in GeoJSON-filer.