Information om behandling av personuppgifter inom Skogsstyrelsen

Skogsstyrelsen är en myndighet för frågor som rör skog. Vår uppgift är att verka för att skogen sköts så att de skogspolitiska mål som beslutats av riksdagen kan nås. Det innebär att vi i många olika fall måste hantera dina personuppgifter i vår verksamhet.

Vi skyddar dina personuppgifter

För att få behandla dina personuppgifter krävs bland annat att vi har en rättsligt grund och att det finns ett tydligt ändamål med vår behandling. Behandlingen måste utöver detta uppfylla vissa andra krav. Vi ska till exempel

• inte samla in fler personuppgifter än som behövs för att uppnå vårt ändamål,
• se till att personuppgifterna är korrekta,
• inte spara dina personuppgifter under en längre tid än vad som krävs för vårt ändamål och
• se till att vi behandlar personuppgifterna på ett säkert sätt så att exempelvis inga obehöriga får tillgång till uppgifterna eller att uppgifterna försvinner.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling?

En personuppgift är all information som kan användas för att identifiera en enskild person. Det kan till exempel vara

• namn,
• personnummer,
• adress,
• IP-nummer,
• ärendenummer,
• fastighetskoordinater samt
• bilder och ljudupptagningar där du kan identifieras.

Med behandling av personuppgifter menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, samköra eller skriva ut uppgifterna.

Personuppgiftsansvarig

Det är Skogsstyrelsen som är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Det innebär att Skogsstyrelsen ansvarar för att behandlingen av dina personuppgifter sker i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR - General Data Protection Regulation).

Om du har några frågor kan du vända dig direkt till oss på telefonnummer 036-35 93 00, e-post skogsstyrelsen@skogsstyrelsen.se eller per post på adressen Skogsstyrelsen 551 83 Jönköping. Vi har även utsett dataskyddsombud som du når via e-post dataskyddsombud@skogsstyrelsen.se

Varifrån samlar vi in personuppgifter?

• Dig själv. Vi behandlar personuppgifter som du lämnar till oss, till exempel i samband med att du skickar in anmälningar, ansökningar eller i andra kontakter du har med oss.
• Externa aktörer. För att kunna fullgöra vårt uppdrag behöver vi ibland hämta in personuppgifter från till exempel andra myndigheter. Det kan exempelvis vara landets olika länsstyrelser, Jordbruksverket, Lantmäteriet, Riksantikvarieämbete och Naturvårdsverket.

Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Skogsstyrelsen hanterar personuppgifter i väldigt många olika sammanhang och en fullständig uppräkning går inte att göra inom ramen för denna generella information. I samband med varje enskild behandling ska Skogsstyrelsen ge dig en mer specifik information om ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter. Vi ska också informera om vilken rättslig grund vi har för behandling. Följande information är exempel på våra mest förekommande behandlingar och varför vi utför dessa.

Myndighetsutövning

Dina personuppgifter behövs för att vi ska kunna hantera och fatta beslut i olika ärenden som vi hanterar i vår verksamhet, exempelvis när du har skickat in en avverkningsanmälan. I samband med detta hanterar vi personuppgifter som ditt namn, dina adressuppgifter, din fastighetsbeteckning, ditt personnummer och koordinater till området där din fastighet ingår. Detta gör vi med stöd av att behandlingen av personuppgifterna utgör ett led i vår myndighetsutövning.

Allmänt intresse

Skogsstyrelsen har fått i uppdrag av regeringen att verka för att den svenska skogspolitiken förs ut och förverkligas av de som äger och brukar skogen. Detta kan innebära att vi ska informera om vår verksamhet och lämna rådgivning i de frågor som myndigheten ansvarar för. Det kan exempelvis vara när vi ordnar träffar med berörda skogsägare. Det finns därför ett allmänt intresse av att behandla dina personuppgifter i olika sammanhang, exempelvis hantera dina kontaktuppgifter, för utskick av information om våra utbildningar och vår tidning.

Avtal

I vissa fall agerar vi som avtalspart i olika avtalsförhållanden. Vi har en rättslig grund för att behandla dina personuppgifter i de fallen behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig.

Fullgöra en rättslig förpliktelse

Det finns lagar och regler som gör att vi måste behandla dina personuppgifter, som till exempel bokföringslagen.  Då behandlar vi dina personuppgifter eftersom behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Berättigat intresse

Vi är en stor myndighet med många anställda. För att kunna hantera löneutbetalningar, ledigheter och allt annat som hör en anställning till behöver vi behandla våra anställdas personuppgifter. Denna behandling ligger utanför myndighetens kärnverksamhet. Personuppgiftsbehandlingen sker endast när den är nödvändig för ett ändamål som rör ett för oss berättigat intresse och ditt intresse av skydd för dina personuppgifter inte väger tyngre. Detta kallas ofta intresseavvägning.

Samtycke

Skogsstyrelsen har möjlighet att be om ditt samtycke för att få behandla dina personuppgifter. Det innebär att vi inte kan behandla dina personuppgifter utan samtycket. Ditt samtycke ska vara frivilligt och det ska klart och tydligt framgå att du samtycker till att dina personuppgifter behandlas på det sätt vi angivit. Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke.

Mottagare som vi delar information med

• Andra myndigheter. Skogsstyrelsen samverkar med en rad olika myndigheter med anledning av de uppdrag vi har. Det kan exempelvis vara Lantmäteriet och landets länsstyrelser.
• Domstolar och motparter med flera. I vår ärendehandläggning kan vi behöva överföra dina personuppgifter till en annan part och i samband med en rättstvist kan vi behöva överföra dina personuppgifter till en domstol och andra parter.
• Eftersom vi är en myndighet blir merparten av de handlingar som kommer in till oss och förvaras här allmänna handlingar. Även handlingar som vi upprättar, till exempel olika beslut, blir allmänna handlingar. Varje person har rätt att få ta del av våra allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns med i en allmän handling, och om uppgiften inte omfattas av sekretess, kan myndigheten på begäran behöva lämna ut handlingen med dina personuppgifter.
• Skogsstyrelsen behöver i vissa fall hjälp med att hantera den information som vi behandlar. Det kan exempelvis gälla lagring av information i molntjänster, samarbete med konsulter som vi anlitar eller genom inköp av olika IT-system som till exempel vårt lönehanteringssystem. De som hjälper oss med dessa tjänster kallas personuppgiftsbiträden. När Skogsstyrelsen anlitar personuppgiftsbiträden ska vi ingå så kallade personuppgiftsbiträdesavtal som säkerställer att biträdena behandlar dina personuppgifter enligt våra instruktioner och att de har samma höga krav på säkerhet kring hanteringen av personuppgifterna som vi har.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Det beror på vad det är för typ av uppgifter och i vilket sammanhang de förekommer. Skogsstyrelsen är skyldig att följa Dataskyddsförordningens regler, vilket bland annat innebär att vi ska tillämpa principen om lagringsminimering. Principen innebär att personuppgifterna inte får förvaras under en längre tid än vad som är nödvändigt för ändamålet.

Eftersom vi är en myndighet är merparten av våra handlingar allmänna handlingar. Våra allmänna handlingar ska hållas ordnade och får inte tas bort utan specifika regler och vi får därmed inte gallra handlingar utan lagstöd.

Dina rättigheter

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Vilka rättigheter du kan utöva beror på utifrån vilken rättslig grund vi behandlar dina personuppgifter. Som myndighet måste vi även följa offentlighetsprincipen och arkivlagen vilket i vissa fall kan begränsa dina rättigheter.

Information och tillgång till personuppgifter

Du har rätt att få information när vi behandlar dina personuppgifter. Du kan också begära att få information om bland annat

• ändamålen med behandlingen,
• vilka personuppgifter det gäller,
• till vilka mottagare vi lämnar ut eller kan komma att lämna ut personuppgifterna,
• om möjligt, hur länge vi lagrar personuppgifterna,
• möjligheten att begära rättelse, radering eller begränsning av vår behandling av dina personuppgifter eller att invända mot vår behandling,
• rätten att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten och
• varifrån dina personuppgifter kommer om vi inte samlar in dem från dig själv.

Begära rättelse

Om du anser att en personuppgift om dig är felaktig eller ofullständig har du rätt att få dessa rättade och i vissa fall även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Det får dock inte påverka myndighetens krav på att bevara allmänna handlingar eller arkivreglerna. Rätten till radering gäller inte heller om vi behandlar dina uppgifter som ett led i vår myndighetsutövning eller om de behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Begränsning av behandling

Du har i vissa fall rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Dataportabilitet

Om du har samtyckt till att vi behandlar dina personuppgifter eller om du lämnat uppgifterna i samband med ett avtal kan du begära att få ut uppgifterna. Du kan också begära att personuppgifterna ska överföras till en annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt.

Kontakt och klagomål

För att utöva dina rättigheter eller om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta Skogsstyrelsen eller vårt dataskyddsombud. Om du inte är nöjd med det svar du får har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

• Senast uppdaterad: 2024-01-24