Sekretesspolicy för Skogsstyrelsens statistik
Skogsstyrelsen har utsetts av regeringen att vara statistikansvarig myndighet för officiell statistik enligt förordning om den officiella statistiken (2001:100).
Syftet med denna policy är att samlat beskriva Skogsstyrelsens arbete med statistiksekretess utifrån de legala krav som finns på sekretess inom statistikverksamhet. Arbetet beskrivs utifrån fyra punkter med legala, organisatoriska, informativa och tekniska krav:
- lagstiftning om sekretess och avgränsad verksamhet,
- sekretessförbindelse till medarbetare,
- regler om röjande, medgivande och utlämnande samt
- informationsklassning.
Nedan beskrivs Skogsstyrelsens arbete utifrån dessa.
Lagstiftning om sekretess och avgränsad verksamhet
Grunden för den så kallade statistiksekretessen finns i 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) där det anges att sekretess gäller i sådan särskild verksamhet hos myndighet som avser framställning av statistik.
Statistiksekretessen omfattar uppgifter som avser en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden och som kan hänföras till den enskilde. De som betraktas som enskilda är till exempel privatpersoner och företag med flera. Exempel på de som inte betraktas som enskilda är myndigheter och organisationer som likställs med dessa.
För statistikansvariga myndigheter finns även krav på organisation av statistikverksamheten genom regleringen i 10 § förordningen om den officiella statistiken (2001:100). Enligt denna paragraf ska verksamheten för framställning av statistik vara organiserad så att den är avgränsad från myndighetens verksamhet i övrigt. På Skogsstyrelsen sker statistikframställningen vid en särskild enhet, enheten för Statistik och datainsamling och enhetschefen beslutar enligt kompletterande arbetsordning om statistikens innehåll och omfattning.
Sekretessförbindelse
Medarbetare hanterar data inom processen med att framställa statistik som omfattas av sekretess. Att sekretess gäller för vissa data (en uppgift) enligt lagen om offentlighet och sekretess innebär ett förbud mot att röja data (uppgiften) muntligen (tystnadsplikt) och även ett förbud mot att lämna ut den handling där data (uppgiften) ingår (handlingssekretess). Tystnadsplikten gäller också utanför tjänstetid och även när anställningen har upphört. Sekretess ska iakttas både gentemot enskilda och gentemot andra myndigheter
Alla medarbetare som har behörigheter till lagringsplatser där sekretessbelagt material lagras ska skriva under en sekretessförbindelse, som visar att de tagit del av 24 kap 8 § i lagen om offentlighet och sekretess och de inskränkningar av meddelarfriheten enligt tryckfrihetsförordningen och yttrandegrundfrihetslagen som anges i 24 kap. 9 § i samma lag. Vidare inkluderas i sekretessförbindelsen de påföljder som anges i brottsbalken i 20 kap. 3 § samt information till medarbetaren om att officiell statistik inte får spridas före publicering.
Regler om röjande, medgivande och utlämnande
Röjande
Att sekretess gäller för den officiella statistiken innebär att man ska publicera på ett sätt som säkerställer att enskilda individer eller företag inte kan identifieras och därmed inte lida skada eller men. Vägledning kring så kallad röjandekontroll ges ut av SCB.
Samtycke
Skogsstyrelsen kan, som statistikansvarig myndighet, teckna avtal om samtycke från uppgiftslämnare att data kan lämnas ut till andra (10 kap. 1 § och 12 kap. 2 § Offentlighets- och sekretesslagen). För framställningen av statistiken innebär det till exempel fördelar då redovisning av statistiken kan göras med finare indelningar. Ett sådant medgivande kan närsomhelst återkallas.
Utlämnande
Sekretess är huvudregeln i statistikverksamhet. Dock kan uppgifter som omfattas av statistiksekretess i vissa fall lämnas ut, vanligen för statistikframställning hos andra myndigheter eller för forskningsändamål enligt 24 kap. 8 § 3 stycket, första meningen offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Statistiksekretessen övergår då till mottagaren. I första hand ska avidentifierade data lämnas ut. För att säkerställa att mottagaren är medveten om de sekretessregler som gäller ska hen ta del av och skriva under motsvarande sekretessförbindelse som berörd personal på Skogsstyrelsen.
Beslutsordningen när någon begär ut material som omfattas av statistiksekretess regleras i Skogsstyrelsens kompletterande arbetsordning. En individuell prövning görs vid varje förfrågan.
Informationsklassning
Att klassificera information är en av grunderna för att skapa en effektiv informationssäkerhet och informationsklassning görs av nya datamängder. Befintliga informationsklassningar ses över årligen.
Om policyn
- Policyn ingår i en intern process som heter Statistik och datainsamling.
- Processägare för processen är chefen för skogsavdelningen.
- Processansvarig för processen är chefen för enheten för statistik och datainsamling.
- Syftet med denna policy är att samlat beskriva Skogsstyrelsens arbete med statistiksekretess utifrån de legala krav som finns på sekretess inom statistikverksamhet. Syftet är även att uppfylla det krav på sekretesspolicy som följer av Code of practice.
- Målgrupp är framför allt uppgiftslämnare till Skogsstyrelsens statistikproduktion och medarbetare på Skogsstyrelsen som arbetar med statistikproduktion.
- Processansvarig ansvarar för att bevaka, följa upp och vid behov föreslå ändringar i policyn. Respektive chef ansvarar för att policyn tillämpas.
- Uppföljning och utveckling av detta styrande dokument ska ske regelbundet i processförvaltningen. Den närmare inriktningen och omfattningen fastställs av processansvarig vid varje uppföljningstillfälle.
- Policyn uppdaterades senast den 8 september 2022.